งานสำนักงานและเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
ความสำเร็จในธุรกิจส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับเขาองค์กรที่ถูกต้อง ทั้งผู้จัดการและคนธรรมดาควรทราบว่างานของสำนักงานเป็นอย่างไร คุณสมบัติของสิ่งที่มีอยู่และสิ่งที่กฎระเบียบเอกสารควรจะนำมาพิจารณาเมื่อมีการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์?
งานออฟฟิศคืออะไร?
องค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทรัพย์สินและคุณสมบัติสร้างกระบวนการของกิจกรรมต่างๆของเอกสาร เหล่านี้สามารถเป็นคำสั่งซื้อและตัวอักษรและโปรโตคอล ทั้งหมดนี้เกี่ยวข้องกับเอกสารประกอบการขององค์กรและการบริหาร
งานสำนักงานคือการสร้างเอกสารขององค์กรดำเนินการตามกฎและข้อกำหนดบางประการ บ่อยขึ้นในสถานประกอบการจัดสรรพนักงานพิเศษที่ครอบครองเฉพาะในรูปทรงกลมนี้ ใน บริษัท ขนาดเล็กหน้าที่ของเลขานุการสามารถมอบหมายให้พนักงานเกือบทุกคนได้
หากคุณเข้าใจสาระสำคัญของคำศัพท์ (คืออะไรงานเสมียน) จากนั้นที่มาของคำจะกลายเป็นชัดเจน นี่คือเหนือสิ่งอื่นใดการตรึงผู้ให้บริการวัสดุของข้อมูลอย่างเป็นทางการ ในระหว่างกระบวนการนี้จะมีการสร้างเอกสารการบริหารองค์กรซึ่งจะเป็นการเริ่มต้นการดำเนินการต่อไป
คำว่า "งานสำนักงาน" ปรากฏตัวค่อนข้างนานมาแล้ว แต่ในช่วงกลางศตวรรษที่ผ่านมามีการดำเนินการอย่างเป็นทางการโดยมีการรับรองในเอกสารกำกับดูแลในระดับรัฐ
การเก็บบันทึกและการหมุนเวียนเอกสาร - มันคืออะไร?
องค์กรไม่สามารถดำรงอยู่เป็นอิสระจากกฎหมาย มันมีเอกสารและขั้นตอนการทำงานเสมอ มันคืออะไรอะไรคือคุณสมบัติของการถ่ายโอนเอกสารวิธีการวาดพวกเขาอย่างถูกต้อง? ปัญหาเหล่านี้ได้รับการแก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญ: เลขานุการนักเก็บเอกสารพนักงานฝ่ายบุคคล
บันทึกการรักษาเกี่ยวข้องกับข้อมูลการบันทึกบนสื่อที่จับต้องได้การสร้างกระดาษหรือการกระทำทางอิเล็กทรอนิกส์ บนพื้นฐานของมันโฟลว์เอกสารขององค์กรถูกสร้างขึ้น - การเคลื่อนไหวของคำสั่งซื้อหรือจดหมายเริ่มต้นจากการสร้างและสิ้นสุดด้วยการดำเนินการและส่งไปยังที่เก็บถาวรหรือการทำลาย
ขึ้นอยู่กับสถานที่สร้างเอกสารทางธุรกิจเกี่ยวกับพนักงานและการจัดการขององค์กรการหมุนเวียนเอกสารแบ่งออกเป็นภายนอกและภายใน จากแหล่งข้อมูลจะขึ้นอยู่กับเส้นทางต่อไปของคำสั่งคำสั่งตัวอักษร
องค์กรการจัดการเอกสารภายในเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่อไปนี้:
- การสร้างเอกสารร่าง
- การประสานงาน;
- การลงนามในเอกสารร่างประทับวันที่และหมายเลขลงทะเบียน นับจากช่วงเวลาที่ลงทะเบียนจะถือว่ามีการเผยแพร่อย่างเป็นทางการและยอมรับเพื่อดำเนินการ
- นำเนื้อหาไปยังนักแสดงและการควบคุม;
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- การดำเนินการของเอกสารดำเนินการสำหรับการจัดเก็บเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับเวลาและความต้องการ;
- การทำลายเอกสารทางธุรกิจที่หมดอายุหรือการเก็บถาวร
โดยทั่วไปขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ภายนอกจะคล้ายกัน แต่มีความแตกต่างบางประการ:
- เอกสารมาถึงองค์กรจากด้านข้าง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเอกสารขององค์กรระดับสูงและระดับล่างสาขาข้อบังคับจากหน่วยงานราชการคำสั่งศาลจดหมายจากพลเมือง
- เอกสารทางธุรกิจทั้งหมดที่องค์กรได้รับจะต้องผ่านขั้นตอนการลงทะเบียน เธอยืนยันว่าพวกเขาถูกควบคุมตัว
- ขั้นตอนต่อไปคือการทำงานกับเอกสารความคุ้นเคยหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- หากจำเป็นจะมีการตอบกลับอย่างเป็นทางการ
- ขั้นตอนสุดท้าย - การลงทะเบียนสำหรับการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวหรือจดหมายเหตุและการทำลายที่เป็นไปได้
นอกจากนี้เกี่ยวกับการจัดการขององค์กรมีเวิร์กโฟลว์ชนิดต่อไปนี้:
- จากน้อยไปมาก - จากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้บังคับบัญชา
- จากมากไปน้อย - จากการจัดการกับพนักงาน (คำสั่งซื้อ);
- แนวนอน - ระหว่างตำแหน่งที่เท่ากัน (การกระทำโปรโตคอล)
ทุกขั้นตอนของการเคลื่อนไหวของเอกสารจะต้องบันทึกลงในวารสารพิเศษ สามารถดำเนินการได้หลายวิธี:
- บันทึกการเคลื่อนที่ของเอกสาร
- บัตรเอกสาร
- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องที่พบได้บ่อยในองค์กรส่วนใหญ่
คุณสมบัติของงานสำนักงานตุลาการ
หลายคนสงสัยว่าศาลคืออะไรงานธุรการและแตกต่างจากงานทั่วไปอย่างไร คดีในศาลเป็นเอกสารชุดที่แตกต่างกันเล็กน้อยและหลักฐานสำคัญ การจัดเก็บและการย้ายที่เหมาะสมช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบการบังคับใช้กฎหมายมีความโปร่งใส งานธุรการเกี่ยวกับการพิจารณาคดีซึ่งต่างกับองค์กรไม่สามารถสมัครใจได้ ดูแลโดยผู้มีอำนาจและควบคุมอย่างเคร่งครัด สำหรับเขาแล้วทุกขั้นตอนนั้นถูกต้องตามกฎหมายและมีการกำหนดอย่างเคร่งครัดรวมถึงการทำลายล้าง
ฟังก์ชั่นเลขานุการ
พนักงานส่วนใหญ่ขององค์กรนั้นจินตนาการอย่างชัดเจนว่าเอกสารและเวิร์กโฟลว์คืออะไร สำหรับเลขานุการนี่เป็นกิจกรรมระดับมืออาชีพ
สำนักเลขาธิการองค์กรทำหน้าที่หลักของเอกสารการจัดการ ตามรูปแบบและคุณสมบัติของงานองค์กรของบริการเสมียนขององค์กรแบ่งออกเป็นประเภทต่อไปนี้:
- ส่วนกลาง - เลขานุการทั้งหมดอยู่ในแผนกเดียวกันและรายงานต่อหัวหน้าเสมียนหรือเลขานุการอาวุโส
- กระจายอำนาจ - เลขานุการและพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่ของพวกเขากระจัดกระจายไปทั่วหน่วยงานและรายงานไปยังผู้บังคับบัญชาที่แตกต่างกัน
- แบบผสม - ส่วนใหญ่มักพบในองค์กรขนาดใหญ่
คุณสมบัติของโฟลว์เอกสารที่องค์กรจะขึ้นอยู่กับรูปแบบของสำนักเลขาธิการโดยตรง
การเรียนการสอนสำนักงาน
ไม่ว่าขนาดและรูปแบบการเป็นเจ้าของจะเป็นอย่างไรในองค์กรใดควรมีบรรทัดฐานควบคุมการเคลื่อนไหวของเอกสาร คู่มือเอกสารคืออะไรและวิธีการเขียนมัน? คำถามนี้ไม่เพียง แต่สร้างความตื่นเต้นให้กับเลขานุการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้นำด้วย
คำแนะนำเกี่ยวกับงานสำนักงานเป็นเรื่องภายในการกระทำเชิงบรรทัดฐานขององค์กรที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งหรือทิศทางของการจัดการไม่ จำกัด การกระทำ มันสะกดทุกขั้นตอนของเนื้อเรื่องของเอกสารรายชื่อโพสต์ซึ่งผู้ลงนามสามารถรับรองความถูกต้องของเอกสารราชการตัวอย่างของการลงทะเบียนแบบฟอร์มและแบบฟอร์ม
การเก็บบันทึก
ในองค์กรขนาดเล็กที่มีเวิร์กโฟลว์ในระดับต่ำ (น้อยกว่า 200 ต่อปี) คำถามจะไม่เกิดขึ้นกับสิ่งที่บันทึกไว้ ทุกอย่างตัดสินใจโดยพนักงานเองหรือแม้กระทั่งโดยผู้นำ
หากหน้าที่การจัดการสำนักงานไม่เป็นหากพนักงานตรงและไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาจ้างงานควรมีการออกพระราชกฤษฎีกาในการมอบหมายหน้าที่เหล่านี้ เอกสารนี้ควรแสดงรายละเอียดความรับผิดชอบความรับผิดชอบและค่าตอบแทนเพิ่มเติม
คุณสมบัติของการบริหารทรัพยากรมนุษย์
หากองค์กรมีพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคนจากนั้นเอกสารแรงงานจะถูกสร้างขึ้น คำถามเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้นมีความเกี่ยวข้องกับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนน้อย
การเก็บบันทึกทรัพยากรบุคคลคือความปลอดภัยการเคลื่อนไหวของเอกสารเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมแรงงานของพนักงานขององค์กร โดยปกติแล้วหน้าที่เหล่านี้จะดำเนินการโดยพนักงานของหน่วยงานพิเศษ - แผนกบุคลากร ฟังก์ชั่นของพวกเขารวมถึงการรับการประมวลผลและการจัดเก็บเอกสารบุคลากร รวมถึงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นความลับ
การจัดการเอกสารบุคลากรมักจะดำเนินการแยกต่างหากจากเอกสารทั่วไปตามกฎความลับและคุณสมบัติการจัดเก็บ
การเพิ่มประสิทธิภาพสำนักงาน
แม้จะมีการพัฒนาทางด้านดิจิตอลอย่างรวดเร็วเทคโนโลยีหลายองค์กรยากที่จะปรับขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสม พวกเขายังคงดำเนินการติดต่อทางกระดาษในลักษณะที่ล้าสมัยและเก็บสมุดบันทึกการลงทะเบียนสามัญ
นี่คือสาเหตุที่สองปัจจัย:
- ความต้านทานต่อนวัตกรรมของพนักงานขององค์กร;
- ขาดเงินทุน
ผู้จัดการควรจำไว้ว่าการเพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ด้วยการลงทุนจำนวนมากจะส่งผลทางเศรษฐกิจที่สำคัญ
